Guía rápida: Cómo implementar Home Office en tu empresa

Por Javo Gamboa - abril 1, 2020

Guía para implementar Home Office en tu empresa - Clickplan.com


En los tiempos actuales donde el Coronavirus (Covid-19) ha generado una situación de crisis para la empresas, debemos proteger el negocio y al personal trabajando desde casa.
Sé que no todas las empresas pueden hacerlo, pero si tu consideras que tu organización puede seguir trabajando de manera remota, aquí te dejamos la Guía rápida: Cómo implementar Home Office en tu empresa.


      ÍNDICE DE CONTENIDOS

 -  ¿Por qué implementar Home Office?
 -   Requisitos para implementar Home Office
 -   Herramientas para Home Office
 -   ¿Cómo medir el Home Office?

 

¿Por qué implementar Home Office?


Se puede decir que beneficios hay muchos, pero creo que desde la perspectiva de una empresa estas son las razones que aportan más valor:

 

1. Reducción de costos


Este beneficio no es sólo para la empresa, sino también para el trabajador. Para la empresa puede reducir gastos de oficina, mantenimiento y limpieza. A su vez el personal puede reducir gastos de traslados, alimentación y reducción de gastos de la salud relacionados a el estrés.

2. Aumento en la productividad

 
Está documentado que al trabajar en un ambiente con pocas distracciones, el personal tiene más posibilidades de centrarse en resolver las tareas diarias con mayor facilidad. La empresa HubSpot líder en el software Inbound Marketing en el mundo, ha presentado estadísticas internas muy interesantes sobre esta afirmación:

- El 45% de los empleados remotos en HubSpot se toman menos de una hora para comer durante el almuerzo, mientras que el 25% trabaja hasta durante el almuerzo.

- 5.3% de los empleados remotos en Hubspot toman menos de una semana de vacación mientras que el 41% toman 2-3 semanas de vacaciones.

Además Microsoft, dice que el home office puede incrementar la productividad de un equipo hasta en un 30%.

En nuestra agencia esta práctica nos ha permitido poder medir claramente qué miembros del equipo son muy productivos y quién ha tenido un rendimiento muy bajo, esto gracias a la implementación y uso de algunas herramientas digitales de las que hablaremos más adelante.

Requisitos para implementar Home Office


Entre los requisitos que se necesitan para poder implementar un Home Office efectivo, podemos mencionar los siguientes:

1. Planeación, objetivos y estructura del equipo

Una de las cosas que hace evidente el trabajo remoto, es que si tu empresa no tiene un control claro sobre las tareas que deben realizar cada uno de los empleados de la organización, la implementación de esta iniciativa será un verdadero fracaso. Es ampliamente recomendable que se nombre a un responsable que se encargue de establecer y definir las metas diarias de todo el equipo, sólo así podrás medir quién esta siendo más productivo. 

El resultado de una buena planeación se verá reflejado en la productividad del equipo sobre las tareas completadas y no en las horas que el miembro del equipo simplemente cumple, que a mi parecer, al no medir estos datos podríamos tener una baja productividad de la empresa sin saberlo.

Para una buena planeación te recomiendo dos herramientas online que te permitirán definir tareas para todo el equipo:

Asana


Asana Home Office

Esta herramienta de gestión de trabajo te permitirá mantener enfocado al equipo de trabajo en las metas, cuenta con la versión gratuita y es excelente para administrar todas tus tareas, proyectos, responsables y fechas de entrega del equipo.

Otras herramientas que también te pueden ayudar son:
Monday, Trello, Freashdesk.

 

2. Definir el protocolo de atención del cliente vía online


Es importante establecer los medios de atención que se usarán para atender a los clientes, así como establecer las plataformas que nos ayudarán a facilitar la atención de prospectos y clientes actuales.

Por ejemplo Calendly es una herramienta que nos permite publicar un calendario online que facilita a tu empresa generación de citas por día, hora y fecha. La herramienta en su versión gratuita, será de gran ayuda para los equipos de venta y tu servicio al cliente. 

Esta aplicación te permite conectarla con los calendarios de Google, Outlook, Office 365, Exchange y el calendario de iCloud. ¡Realmente es una excelente opción para iniciar!

Calendly


Calendly

Recuerda que en estos días es de suma importancia una buena  la atención al cliente, ya que si no cuentas con un nivel de atención rápida, los clientes pueden irse con la competencia.

Por esta razón te recomendamos establecer los números telefónicos, los canales de redes sociales y los emails de atención a clientes que se conectarán con tu equipo remoto para evitar problemas en el nivel de atención.

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3. Definir la forma de comunicación entre el equipo


Es muy fácil creer que podemos comunicarnos rápidamente con los miembros del equipo con toda la tecnología que tenemos al alcance en estos días, pero es primordial para una eficiente comunicación establecer los medios oficiales de comunicación que se usarán para la comunicación entre los miembros de la organización. Me gustaría recomendarte algunas herramientas que te pueden funcionar:

Slack


Es un centro de trabajo y colaboración que puede reemplazar el correo electrónico para ayudar a tu equipo y a ti, a trabajar juntos sin dificultades. Es ideal para colaborar con otras personas en línea de manera tan eficiente como lo haces en persona.

slack para home office

Estos son algunos de los principales beneficios de usar Slack como tu principal canal de comunicación con equipos remotos:

 

- Conversaciones organizadas

Slack te permitirán crear canales para compartir mensajes y archivos enfocados a un tema en especifico, pueden ser públicos y privados, y te ayudarán en la comunicación de equipos, sucursales de la empresa, proyectos o cualquier otro aspecto que tenga que ver con tu organización.

- Historial de búsqueda

Con esta función los archivos y mensajes compartidos de manera pública en Slack fluyen fácilmente en la plataforma, ya que puedes buscar en tu historial de búsqueda y podrás encontrar archivos, mensajes, canales y la comunicación con los involucrados en la empresa.

Créeme que WhatsApp es un canal rápido para comunicarse, pero al momento de consultar un archivo compartido con anterioridad, puede ser un verdadero dolor de cabeza para tu equipo.

- Acceso a múltiples aplicaciones conectadas

Esta plataforma te permitirá integrar con otras aplicaciones creando un ambiente altamente colaborativo, ideal para organizaciones que quieren escalar su empresa al momento de crecer.

Slack cuenta con un gran directorio de aplicaciones que se integran a la plataforma. Vale la pena echarse un clavado para encontrar qué otras aplicaciones que se integren con Slack, pueden ayudarte en la productividad de tu trabajo diario.


4. Información fácil de accesar y segura


La información es sumamente importante para los equipos remotos. Entonces, acceder a ella es crucial para poder ser eficiente. Para ser muy productivo te recomiendo que las información se encuentre en la nube y sea fácil de acceder para la organización.

Para este punto me gustaría recomendarte Google Drive, que es altamente eficiente para el trabajo colaborativo. Además, promete ser una muy buena opción para la seguridad de tus datos.

Google Drive


Es el servicio de alojamiento de archivos de Google que te permite guardar fotos, videos, audio, archivos y mucho más. Cuenta con una versión gratuita que te permite el almacenamiento por cuenta de 15 GB. Si estás pensando iniciar a trabajar en Home Office con un alternativa de bajo costo, Google Drive puede ser la opción.

Google Drive - Home Office

Puedo decir muchísimas características útiles de Google Drive, pero quisiera resaltar la ventaja de compartir tus archivos con las personas que tú decidas y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Otras herramientas que te pueden ayudar a compartir archivos en la nube son Dropbox y WeTransfer.

 

Herramientas para Home Office


Quiero recomendarte algunas herramientas que te ayudarán a realizar tu trabajo desde casa y que creo que son un buen complemento para todos los que han experimentado esta forma de trabajar.

1. Zoom


Ideal para hacer videollamadas con tu equipo de trabajo. Te permite grabar las sesiones, compartir pantalla, compartir contenido y mensajes por chat. En este momento es difícil pensar que exista una mejor solución para hacer videoconferencias. Esta aplicación es ampliamente recomendada y se encuentra también para dispositivos móviles.

Zoom - Home Office


2. G Suite


Una de las opciones más completas para realizar trabajo remoto, ya que te permite contar con tu correo empresarial con el formato clásico de gmail. Entre los grandes beneficios, es que no tendrás que preocuparte por el SPAM y los problemas clásicos del correo electrónico empresarial.

Además al contar con la licencia G Suite puedes acceder a toda la paquetería de documentos de Google como hojas de calculo, documentos de texto, presentaciones y todas las ventajas que Google Drive te da en el almacenamiento de documentos en la nube.


G Suite - Home Office

También cuenta con su herramienta de videollamadas Google Hangouts, que es ideal para sincronizar con el calendario de Google, permitiéndote acceder a una videollamada con sólo dar un clic en el enlace de la reunión.

Una opción altamente recomendada si deseas tener un equipo remoto altamente productivo.

3. HubSpot CRM


Otra herramienta que te ayudará a olvidarte de los archivos de excel para el seguimiento de clientes y que te permitirá un mejor control de tu base de datos, es HubSpot CRM.

Sus creadores han mencionado que esta herramienta será Free Forever y te ayudará, entre muchas funciones, a mantener el control de tus asesores de venta y medir la productividad de cada uno de ellos.

Entre sus nuevas funciones gratuitas podrás encontrar la bandeja de conversaciones. Ésta te permitirá, conectar la bandeja de Facebook Menssenger, el chat de tu sitio web e inclusive conectar en un mismo lugar los mensaje que lleguen a un correo en particular enfocado al servicio. También te da la opción de conectar la CRM a plataformas de anuncios como Google Ads y Facebook Ads.

La cereza del pastel de HubSpot CRM, es la sección de Tickets de Servicio. Esta función te permite dar, de manera gratuita, un verdadero seguimiento en la atención de clientes de forma online.

HubSpot CRM - Home Office

 

Es importante mencionar que se puede integrar a todas las aplicaciones antes mencionadas en este artículo. Esto la hace una de las mejores herramientas para colaborar y gestionar clientes hoy en día.

Realmente es un CRM que te volará la cabeza y que no implica inversión alguna para implementarla, sólo un poco de tu tiempo y esfuerzo de tu parte.

¿Cómo medir el Home Office?


Al final sólo me queda decirte que nunca había sido más importante completar tareas y objetivos para una empresa. Para ello, existe herramientas que ayudarán a medir el cumplimiento de tus equipos. Algunas de ellas ya las mencioné con anterioridad, como Asana o Monday. Ambas poseen todo lo necesario para medir tareas específicas, individuales o colectivas, grupo de tareas, metas u objetivos, que una vez completados, pueden ser marcados como realizados.

Sin embargo me gustaría que tomaras en cuenta algo, los tiempos donde debes cumplir un horario se han extinguido, dando pie a un cultura laboral enfocada más en la productividad que en horas trabajadas.

Si quieres tener éxito en implementar Home Office, sólo me queda recomendarte que dejes a las personas hacer su mejor trabajo en el lugar que deseen y la hora que más productivos sean. Al final sólo importará que cumplan los objetivo trazados y alcanzados, aunque tu equipo los cumpla desde la playa.

¡Mucha suerte!Nueva llamada a la acción

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