Por Javo Gamboa - abril 1, 2020
Si bien no todas las empresas tienen la capacidad de implementar el trabajo remoto, es importante considerar si tu organización puede hacerlo. En caso afirmativo, te presentamos una Guía rápida sobre cómo implementar el Home Office en tu empresa. Seguir este enfoque puede brindar beneficios significativos tanto para la empresa como para sus empleados. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo de manera efectiva!.
ÍNDICE DE CONTENIDOS - ¿Por qué implementar Home Office? - Requisitos para implementar Home Office - Herramientas para Home Office - ¿Cómo medir el Home Office? |
Está documentado que al trabajar en un ambiente con pocas distracciones, el personal tiene más posibilidades de centrarse en resolver las tareas diarias con mayor facilidad. La empresa HubSpot líder en el software Inbound Marketing en el mundo, ha presentado estadísticas internas muy interesantes sobre esta afirmación:
- El 45% de los empleados remotos en HubSpot se toman menos de una hora para comer durante el almuerzo, mientras que el 25% trabaja hasta durante el almuerzo.
- 5.3% de los empleados remotos en Hubspot toman menos de una semana de vacación mientras que el 41% toman 2-3 semanas de vacaciones.
Además Microsoft, dice que el home office puede incrementar la productividad de un equipo hasta en un 30%.
En nuestra agencia esta práctica nos ha permitido poder medir claramente qué miembros del equipo son muy productivos y quién ha tenido un rendimiento muy bajo, esto gracias a la implementación y uso de algunas herramientas digitales de las que hablaremos más adelante.
Entre los requisitos que se necesitan para poder implementar un Home Office efectivo, podemos mencionar los siguientes:
Una de las cosas que hace evidente el trabajo remoto, es que si tu empresa no tiene un control claro sobre las tareas que deben realizar cada uno de los empleados de la organización, la implementación de esta iniciativa será un verdadero fracaso. Es ampliamente recomendable que se nombre a un responsable que se encargue de establecer y definir las metas diarias de todo el equipo, sólo así podrás medir quién esta siendo más productivo.
El resultado de una buena planeación se verá reflejado en la productividad del equipo sobre las tareas completadas y no en las horas que el miembro del equipo simplemente cumple, que a mi parecer, al no medir estos datos podríamos tener una baja productividad de la empresa sin saberlo.
Para una buena planeación te recomiendo dos herramientas online que te permitirán definir tareas para todo el equipo:
Es importante establecer los medios de atención que se usarán para atender a los clientes, así como establecer las plataformas que nos ayudarán a facilitar la atención de prospectos y clientes actuales.
Por ejemplo Calendly es una herramienta que nos permite publicar un calendario online que facilita a tu empresa generación de citas por día, hora y fecha. La herramienta en su versión gratuita, será de gran ayuda para los equipos de venta y tu servicio al cliente.
Esta aplicación te permite conectarla con los calendarios de Google, Outlook, Office 365, Exchange y el calendario de iCloud. ¡Realmente es una excelente opción para iniciar!
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Es muy fácil creer que podemos comunicarnos rápidamente con los miembros del equipo con toda la tecnología que tenemos al alcance en estos días, pero es primordial para una eficiente comunicación establecer los medios oficiales de comunicación que se usarán para la comunicación entre los miembros de la organización. Me gustaría recomendarte algunas herramientas que te pueden funcionar:
- Conversaciones organizadas
Slack te permitirán crear canales para compartir mensajes y archivos enfocados a un tema en especifico, pueden ser públicos y privados, y te ayudarán en la comunicación de equipos, sucursales de la empresa, proyectos o cualquier otro aspecto que tenga que ver con tu organización.
- Historial de búsqueda
Con esta función los archivos y mensajes compartidos de manera pública en Slack fluyen fácilmente en la plataforma, ya que puedes buscar en tu historial de búsqueda y podrás encontrar archivos, mensajes, canales y la comunicación con los involucrados en la empresa.
Créeme que WhatsApp es un canal rápido para comunicarse, pero al momento de consultar un archivo compartido con anterioridad, puede ser un verdadero dolor de cabeza para tu equipo.
- Acceso a múltiples aplicaciones conectadas
Esta plataforma te permitirá integrar con otras aplicaciones creando un ambiente altamente colaborativo, ideal para organizaciones que quieren escalar su empresa al momento de crecer.
Slack cuenta con un gran directorio de aplicaciones que se integran a la plataforma. Vale la pena echarse un clavado para encontrar qué otras aplicaciones que se integren con Slack, pueden ayudarte en la productividad de tu trabajo diario.
La información es sumamente importante para los equipos remotos. Entonces, acceder a ella es crucial para poder ser eficiente. Para ser muy productivo te recomiendo que las información se encuentre en la nube y sea fácil de acceder para la organización.
Para este punto me gustaría recomendarte Google Drive, que es altamente eficiente para el trabajo colaborativo. Además, promete ser una muy buena opción para la seguridad de tus datos.
Quiero recomendarte algunas herramientas que te ayudarán a realizar tu trabajo desde casa y que creo que son un buen complemento para todos los que han experimentado esta forma de trabajar.
Una opción altamente recomendada si deseas tener un equipo remoto altamente productivo.
Otra herramienta que te ayudará a olvidarte de los archivos de excel para el seguimiento de clientes y que te permitirá un mejor control de tu base de datos, es HubSpot CRM.
Sus creadores han mencionado que esta herramienta será Free Forever y te ayudará, entre muchas funciones, a mantener el control de tus asesores de venta y medir la productividad de cada uno de ellos.
Entre sus nuevas funciones gratuitas podrás encontrar la bandeja de conversaciones. Ésta te permitirá, conectar la bandeja de Facebook Menssenger, el chat de tu sitio web e inclusive conectar en un mismo lugar los mensaje que lleguen a un correo en particular enfocado al servicio. También te da la opción de conectar la CRM a plataformas de anuncios como Google Ads y Facebook Ads.
La cereza del pastel de HubSpot CRM, es la sección de Tickets de Servicio. Esta función te permite dar, de manera gratuita, un verdadero seguimiento en la atención de clientes de forma online.
Es importante mencionar que se puede integrar a todas las aplicaciones antes mencionadas en este artículo. Esto la hace una de las mejores herramientas para colaborar y gestionar clientes hoy en día.
Realmente es un CRM que te volará la cabeza y que no implica inversión alguna para implementarla, sólo un poco de tu tiempo y esfuerzo de tu parte.
Al final sólo me queda decirte que nunca había sido más importante completar tareas y objetivos para una empresa. Para ello, existe herramientas que ayudarán a medir el cumplimiento de tus equipos. Algunas de ellas ya las mencioné con anterioridad, como Asana o Monday. Ambas poseen todo lo necesario para medir tareas específicas, individuales o colectivas, grupo de tareas, metas u objetivos, que una vez completados, pueden ser marcados como realizados.
Sin embargo me gustaría que tomaras en cuenta algo, los tiempos donde debes cumplir un horario se han extinguido, dando pie a un cultura laboral enfocada más en la productividad que en horas trabajadas.
Si quieres tener éxito en implementar Home Office, sólo me queda recomendarte que dejes a las personas hacer su mejor trabajo en el lugar que deseen y la hora que más productivos sean. Al final sólo importará que cumplan los objetivo trazados y alcanzados, aunque tu equipo los cumpla desde la playa.
¡Mucha suerte!
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